Contoh RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PERUSAHAAN

Contoh RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PERUSAHAAN LAYANAN JASABOGA PESAWAT UDARA PT. Jasapura Angkasa Boga merupakan perusahaan layanan jasaboga pesawat udara yang juga melayani beberapa usaha jasaboga lainnya. Mengingat banyaknya jenis usaha yang dijalankan oleh perusahaan ini maka dibutuhkan suatu sistem akuntansi yang efektif dan efisien sehingga bisa dihasilkan pelaporan keuangan yang akurat sebagai dasar pengambilan kebijakan manajemen dan operasional perusahaan. PT. Jasapura Angkasa Boga telah memiliki beberapa modul aplikasi untuk membantu pencatatan transaksi-transaksi perusahaan, tetapi dalam implementasinya, modul-modul tersebut belum terintegrasi secara menyeluruh, serta masih memiliki beberapa kelemahan baik yang terkait dengan kebenaran informasi yang disampaikan ataupun yang menyangkut kinerja sistem secara umum. Struktur tabel-tabel penyimpanan data transaksi yang digunakan masih memungkinkan terjadinya redundansi data sehingga dalam penerapannya sangat tidak efisien. Guna mengatasi permasalahan tersebut, maka dibuat suatu Sistem Informasi Akuntansi yang merupakan suatu sistem aplikasi terkomputerisasi yang mampu melakukan pengolahan data transaksi keuangan perusahaan secara terintegrasi. Sistem yang dibangun dapat melakukan pengelolaan data Hutang Dagang (Account Payable), Piutang Dagang (Account Receivable), penjurnalan, pengelolaan Buku Besar (General Ledger), dan pembuatan Laporan Keuangan (Financial Statement). Sistem yang dibangun juga dapat mengatasi permasalahan yang terkait dengan struktur tabel pada basis data, di mana tabel-tabel yang ada telah melalui proses normalisasi sehingga dapat meminimalkan terjadinya redundansi data. Pertumbuhan data pada tabel transaksi relatif kecil dan manajemen backup dirancang dengan baik, sehingga jalannya sistem bisa stabil dalam waktu yang lama. PENDAHULUAN Organisasi menggantungkan diri pada system informasi untuk mempertahankan kemampuan berkompetisi. Informasi pada dasarnya adalah sumberdaya seperti halnya pabrik dan peralatan. Produktivitas sebagai suatu hal yang sangat penting agar tetap kompetitif, dapat ditingkatkan melalui sistem informasi yang lebih baik. PT Jasapura Angkasa Boga merupakan suatu perusahaan yang menangani pelayanan kebutuhankebutuhan dalam usaha jasa penerbangan komersial. Jenis usaha yang diadakan meliputi penyediaan produk makanan dan minuman bagi usaha penerbangan (airlines catering & lounge) sebagai operasi utama (main operation) perusahaan, penyediaan produk makanan bagi hotel-hotel (dalam bentuk produk pastry bakery), penyediaan jasa perawatan pakaian bagi hotel (laundry), serta usahausaha lain yang sejenis. Mengingat banyaknya jenis usaha yang diselenggarakan oleh perusahaan ini maka dibutuhkan suatu sistem akuntansi yang efektif dan efisien sehingga bisa dihasilkan pelaporan keuangan yang akurat sebagai dasar pengambilan kebijakan manajemen dan operasional perusahaan. Hasil pengamatan terhadap sistem yang ada, kegiatan operasional perusahaan di PT Jasapura Angkasa Boga telah didukung oleh suatu system informasi yang terkomputerisasi dengan didukung oleh beberapa aplikasi sistem informasi, tapi dalam penggunaannya ternyata sistem aplikasi yang dipakai memiliki beberapa kelemahan. Kelemahan yang pertama adalah terdapatnya kesalahan-kesalahan penyajian data pada laporan (report) yang dihasilkan. Kelemahan ini meliputi kesalahan penyajian Neraca (Balance Sheet), Laporan Laba-Rugi (Income Statement), serta Neraca Saldo (Trial Balance). Kesalahan-kesalahan tersebut berupa kesalahan proses yang terjadi pada aplikasi yang mengakibatkan laporan yang dihasilkan tidak sesuai dengan laporan yang diinginkan. Kelemahan lainnya adalah pada struktur tabeltabel pada basis data yang kurang tepat di mana hal ini mengakibatkan masih terjadi redudansi data dalam basis data, sehingga untuk penggunaan jangka panjang keefisienan sistem tidak terjaga. Selain itu, sistem sebelumnya tidak secara penuh mendukung multicurrency di dalam pemrosesan suatu transaksi. Multicurrency merupakan pemrosesan transaksi dalam satuan mata uang yang berbeda-beda yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang bergerak di bidang pariwisata. Untuk melakukan penjurnalan, item-item transaksi harus dicatat dengan mata uang rupiah. Jika terdapat suatu dokumen transaksi yang menggunakan mata uang selain rupiah maka Bagian Accounting harus mengkonversi mata uang tersebut ke mata uang rupiah terlebih dahulu secara manual sebelum dilakukan penjurnalan. Selain itu masih terdapat beberapa proses yang menggunakan sistem manual dengan menggunakan aplikasi MS Excel. Proses tersebut di antaranya pembuatan invoice dan Payment Requisition Form (PRF). Proses ini tentunya sangat rentan dari segi keamanan data apabila masih menggunakan system file untuk memprosesnya. Selain itu juga akan menyulitkan untuk melakukan pencarian data untuk transaksi-transaksi pada waktu lampau. Daftar kejadian Pada Sistem Informasi Akuntansi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga terdapat beberapa proses penting yang dapat dikategorikan sebagai berikut.

- Pembuatan Master Data Proses pembuatan master data merupakan proses pembuatan data pokok yang diperlukan untuk memproses transaksi-transaksi yang dilakukan dalam sistem. Adapun data pokok yang dibuat meliputi data pengguna (user), pengelompokan hak akses (group), Customer, bank, mata uang, dan jenis pembayaran.

1. Pengelolaan Buku Besar (General Ledger) Pada dasarnya proses pengelolaan Buku Besar berhubungan dengan pengelolaan Daftar Akun (Chart of Account), pengelolaan transaksi pada Jurnal Umum (General Journal), pengelolaan transaksitransaksi penyesuaian pada Jurnal Penyesuaian (Adjustment Entries Journal), posting transaksi jurnal ke Buku Besar, serta penutupan periode akuntansi.

2. Pengelolaan Hutang Dagang (Account Payable) Proses Hutang Dagang meliputi pengelolaan transaksi-transaksi keuangan yang berkaitan dengan hutang dagang perusahaan. Proses ini meliputi pengelolaan invoice dari Supplier berdasarkan Receiving Report dari Inventory, pencatatan Journal Hutang Dagang Account Payable Journal), pembayaran hutang dagang serta pencatatannya pada Journal Pembayaran (Payment Journal).

3. Pengelolaan Piutang Dagang (Account Receivable) Proses Piutang Dagang berkaitan dengan pengelolaan piutang dagang perusahaan yang meliputi pembuatan invoice, pencatatan piutang dagang pada Jurnal Piutang Dagang (Account Receivable Journal), pembayaran oleh pelanggan beserta pencatatan transaksi tersebut pada Jurnal Penerimaan Kas (Official Receipt Journal).

4. Pembuatan Laporan Keuangan Proses Pembuatan Laporan Keuangan merupakan proses pencetakan laporan-laporan keuangan pokok yang dibutuhkan oleh Manajemen perusahaan. Adapun laporan keuangan yang dibuat meliputi Buku Besar (General Ledger), Neraca Percobaan (Trial Balance), Neraca (Balance Sheet), dan Laporan Rugi Laba (Trial Balance). ANALISIS HASIL Analisis hasil yang dilakukan adalah analisis keberhasilan sistem dalam mengatasi permasalahan pada sistem sebelumnya dan analisis kelebihan dan kekurangan sistem. Analisis Keberhasilan Sistem Uraian pada pemodelan sistem dijelaskan bahwa sistem yang dibuat mampu memecahkan permasalahan-permasalahan yang telah dikemukakan sebelumnya yaitu : Sistem yang terintegrasi. Pada sistem yang dibuat proses-proses akuntansi yang perlu dilakukan telah tercakup dalam satu sistem aplikasi. Proses tersebut di antaranya dari setup Chart of Account (COA), penjurnalan, posting ke buku besar (general ledger), pembuatan laporan keuangan, sampai pada pembukaan periode akuntansi baru. Selain itu Sistem Informasi Akuntansi PT. Jasapura Angkasa Boga telah terintegrasi dengan sistem informasi inventory sehingga proses pencatatan transaksi-transaksi yang terjadi di gudang dapat dilakukan secara terkomputerisasi. Dengan demikian sistem yang dibuat telah dapat mengatasi permasalahan sebelumnya di mana system sebelumnya masih menggunakan modul-modul aplikasi yang belum sepenuhnya terintegrasi.